羽ばたけフリープラン 提出物・ToDo チェックリスト
プラン変更（即時）
下記に該当する場合は、プランの変更が可能です。
【フリープラン A にて、実施団体の選考により不合格となった場合】
1. 内定のまま、3週間以内に代替プログラムを探す
2. 応募フォームを書き直して提出する
3. 審査委員による再審査後、承認されれば、代替プログラムで奨学金を受け取れる
4. セカンドチャンスは１回のみで、代替プログラムが再度不合格の場合は、失格となる
5. 審査委員に承認されなかった場合も失格となる
【その他、申請内容に変更のある場合】
合理的な理由による変更は、審査委員の協議の下、認められる場合があります。
・ （例１）受入側の一方的な予定変更等、止むを得ない理由で予定通り実施できなくなった
・ （例２）応募時には募集されていなかった、自己目標達成により良いプログラムが発表された
＜提出物＞
⬜︎ 変更理由書 => 国際課へ
⬜︎ 参加者情報フォームの変更・送信
締切１：渡航１ヶ月前まで
＜提出物＞
⬜︎ 参加者情報フォーム【オンライン提出】
⬜︎ 承諾書
⬜︎ 医師の診断書、証明書等（該当者のみ）
⬜︎ 奨学金手続き用
1. 航空券代金の領収書
2. 航空券 e-ticket、または 購入後のチケット情報画面のスクリーンショット
3. プログラム・受入確認の取れる書類（メールのやり取りでも可）
4. プログラム参加費の領収書または振込書の写し（フリープラン A 参加者）
締切２：渡航２週間前まで
⬜︎ 海外旅行保険手続き①
海外旅行保険「学研災付帯海外留学保険」への加入【加入手続き】
（注）被保険者証が届くのに 1.5 週間程度かかります。
締切３：渡航１週間前まで
⬜︎ たびレジ登録【外務省サイト】
⬜︎ 海外旅行保険手続き②
国際課にて、海外留学保険被保険者証の受け取り
＜提出物＞
⬜︎ 海外渡航届（日本語版） (English version)
海外渡航届に必要なもの
1. 学研災付帯海外留学保険の被保険者証番号
2. たびレジ登録画面の写し・スクリーンショット（提出）
3. 担任・指導教員の承認（印鑑）と連絡先
4. 担任・指導教員のたびレジ簡易登録
⬜︎ 緊急連絡先メモ
１部提出、１部海外に携行
１部提出、１部担任・指導教員へ、１部留守宅家族へ、１部海外に携行
⬜︎ 詳細日程表（参加者情報フォーム、メール、または 国際課に直接）
締切４：出発まで
⬜︎ 緊急連絡依頼書の作成
渡航時に持参し、現地担当者に渡して下さい。
⬜︎ 安否確認アプリ『Pro Finder』のダウンロード、設定
⬜︎『危機管理マニュアル３ チェックリスト』のチェック
上記リストにある書類のうち、渡航時に持参するもの
⬜︎ 学研災付帯海外留学保険の被保険者証
⬜︎ 別表１ 海外渡航時の危機管理体制
⬜︎ 緊急連絡先メモ（常時携行）
⬜︎ 緊急時協力依頼書（現地担当者へ）
締切５：帰国後１週間以内
＜提出物＞
不備がある場合等、加筆・修正の上、再提出となる場合があります。
⬜︎ 航空券の半券（原本）
半券を紛失した場合は、航空会社発行の搭乗証明書が必要となります。
⬜︎ プログラム参加証明
＜フリープランA＞
参加者証、プログラムブック、ネームタグなど、参加の証明となるもの（写し可）
＜フリープランB＞
証拠になる写真を報告書に掲載
締切６：帰国後２週間以内
⬜︎ 参加者 事後アンケート【オンライン提出】
帰国報告会
⬜︎ 羽ばたけフリープラン報告会シリーズ
＜提出先＞
国際課 羽ばたけ担当者
B 棟１階 国際課 ⑧ 番窓口
メール：kouryu@office.tut.ac.jp
［初版作成］2020.4. 7 / ［最終改訂］2025.4. 1
