（趣旨）
第１条 この要領は，国立大学法人豊橋技術科学大学（以下「本学」という。）において，教職員，学生その他手続等を行う者の利便性の向上及び事務手続の効率化を図るため，電子的に行うシステムを用いた申請，届出等（以下「電子申請等」という。）の実施に関して必要な事項を定める。
（定義）
第２条 この要領において，次の各号に掲げる用語の定義は，当該各号に定めるところによる。
（１）学内規則等 国立大学法人豊橋技術科学大学の規則の種類及び制定等に関する規程（平成16年度規程第１号）に定める通則，学則，規則，規程，細則，要領，内規及び申合せ等をいう。
（２）書面等 書面，書類，文書その他の情報が記載された紙を媒体とするものをいう。
（３）署名等 署名，記名，押印その他氏名又は名称を書面等に記載することをいう。
（４）申請等 学内規則等の規定に基づき，本学に対して申請，届出，通知等を行うこと及び書面等を作成すること（書面等又は電子データによる作成又は保存）をいう。
（電子申請等）
第３条 申請等のうち学内規則等の規定において書面等により行うこととしているものについては，法令その他やむを得ない場合を除き，当該学内規則等の規定にかかわらず，電子申請等により行うことができる。
２ 前項の規定により行われた電子申請等については，当該学内規則等に規定する書面等により行われたものとみなす。
３ 電子申請等は，本学が運用する電子決裁・電子申請システム又は本学が指定するウェブフォーム等を通じて申請処理が正常に受け付けられた時に，本学に到達したものとする。
（様式の読替え）
第４条 学内規則等において別記様式又は別紙様式（以下「所定様式」という。）により行うこととされている申請等のうち，電子申請等により行われるものについては，当該電子申請等の画面上の入力項目への入力をもって，所定様式への記入及び提出に代えることができる。
２ 前項の場合において，電子申請等の画面上に，所定様式に定められた項目の一部が含まれていないとき，又は名称が異なるときであっても，その実質的な内容が同一であると認められるときは，当該所定様式による申請等としての効力を有するものとする。
（本人確認）
第５条 本学が発行する認証ID（学内アカウント等）を用いてログインした後に送信された電子申請等については，当該学内規則等に定める押印，署名等又は本人確認手続がなされたものとみなす。
（添付書類の取扱い）
第６条 申請に際し書類の添付が義務付けられている場合，当該書類をスキャニング等により電子化したファイルを電子申請システム等に添付して送信することをもって，書類の提出に代えることができる。ただし，法令等により原本の提出が義務付けられているもの，又は大学が必要と認めるものについては，別途原本を提示又は提出するものとする。
（要領の改廃）
第７条 この要領の改廃は，戦略企画会議の議を経て学長が行う。
附 記
この要領は，令和８（2026）年４月１日から実施する。