１．目的・趣旨
この取扱いは，国立大学法人豊橋技術科学大学における事務局ファイルサーバ（以下「ファイルサーバ」という。）における情報セキュリティの強化及びファイルサーバのストレージ容量の確保並びに事務業務の効率化に資することを目的とし，ファイルサーバの運用に関し，国立大学法人豊橋技術科学大学情報セキュリティポリシーに定めるもののほか，必要な事項を定めるものとする。
２．情報の利用・保存
国立大学法人豊橋技術科学大学に勤務する職員（以下「職員」という。事務用シンクライアントシステム特別利用者含む。）が，ファイルサーバを利用する場合は，次の各号に掲げる方針に従わなければならない。
（１）国立大学法人豊橋技術科学大学における情報の格付け及び取扱制限に関する要領に規定する格付けの区分及び取扱制限に従い，当該情報を適切に取り扱わなければならない。
（２）個人情報及び契約に関する資料等の要機密情報を管理する場合，管理者及びアクセス権限（アクセス可能な者，アクセス可能な範囲，操作権限等）を定め，アクセス権限が付与された者のみ閲覧可能なフォルダにて管理しなければならない。
３．情報の消去等
職員は，次の各号に該当する情報について，速やかに消去しなければならない。
（１）受渡しを目的として共通フォルダに保存した情報であって，その受渡しが完了した共通フォルダ内の情報
（２）文書作成中に一時保存した仮ファイル等の情報（最終版に関する情報を除く。）
（３）複数のフォルダに保存された同内容のファイル（ファイル名が異なる場合を含む。）
（４）前各号以外で不要となった情報（デスクトップ上に保存している情報を含む。）
４．フォルダ及びファイルの点検等
職員は，上記２，３の状況について，毎年度及び必要に応じ点検しなければならない。
５．その他
この取扱いに定めのない事項及び疑義が生じた場合，事務連絡協議会において，定めるものとする。
附 記
この取扱いは令和６（2024）年４月１日から実施する。