国立大学法人豊橋技術科学大学個人情報開示請求等に関する取扱要項

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国立大学法人豊橋技術科学大学個人情報開示請求等に関する取扱要項
(平成17年3月23日制定)
(趣旨)
第1条 国立大学法人豊橋技術科学大学(以下「本法人」という。)における個人情報保護に関する取扱いについては,法令又は別に定めるもののほか,この要項の定めるところによる。
(定義)
第2条 この要項において,使用する用語は,特段の定めがある場合を除くほか,独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第59号。以下「独立行政法人等個人情報保護法」という。)及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)の例による。
2 次の各号に掲げる用語の意義は,当該各号の定めるところによる。
(1)この要項において「系等」とは,各系,総合教育院,研究所,共同利用教育研究施設等及び事務局各課をいう。
(2)この要項において「系長等」とは,各系長,総合教育院長,研究所,共同利用教育研究施設長及び事務局各課長をいう。
(個人情報ファイル簿の作成・公表)
第3条 学長は,独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第549号)第1条から第4条までの規定の定めるところにより,本法人が保有している個人情報ファイルについて,法第11条第1項各号に掲げる事項を記載した個人情報ファイル簿を別記様式第1号により作成し,公表するものとする。
(開示の受付)
第4条 本法人が保有する自己を本人とする保有個人情報の開示を請求する者(独立行政法人等個人情報保護法第12条第2項に規定する法定代理人並びに本人の委任による別記様式第33号の1の委任状の提出及び委任者の実印を押印することとした印鑑登録証明書の添付又は委任者の運転免許証,個人番号カード等本人に対し一に限り発行される書類の複写物の添付を行うことにより資格を有する代理人(任意代理人)を含む。以下「開示請求者」という。)からの開示請求は,国立大学法人豊橋技術科学大学情報公開取扱要項(平成10年4月1日制定)第3条に規定する情報公開室(以下「情報公開室」という。)において,次の各号に定めるところにより受け付けるものとする。
(1)開示請求を受け付けるときは,開示請求者に別記様式第2号の1及び別記様式第2号の2の保有個人情報開示請求書(以下「開示請求書」という。)を提出させるとともに,第12条に定める開示請求に係る手数料を徴収するものとする。
(2)前号の開示請求書の形式に不備があると認めるときは,開示請求者に対して参考となる情報を提供し,その補正を別記様式第3号により求めることができる。
(3)開示請求書を受理したときは,開示請求者に開示請求書の写しを交付するとともに,開示請求書の写しを開示請求のあった法人文書を保有する系長等に送付するものとする。
(4)開示請求者が特定個人情報を求めているか否かの意思確認をし,特定個人情報を保有個人情報として開示請求していると判断される場合には,一定の要件を満たせば開示請求手数料が免除されることを教示し,個人番号をその内容に含まない個人情報を任意代理人が特定個人情報として開示請求していると判断される場合には,本人に連絡し,任意代理人からではなく本人からの開示請求を要することを教示するものとする。
(開示等決定の期限)
第5条 学長は,前条第2号に規定する補正に要した日数を除き,開示請求があった日から30日以内に,当該個人情報の全部若しくは一部の開示又は不開示(以下「開示等」という。)を決定するものとする。
2 学長は,独立行政法人等個人情報保護法第19条第2項の規定により開示等の決定を更に30日以内の期間で延長するときは,当該開示請求者に対し,別記様式第4号によりその旨を通知しなければならない。
3 学長は,開示請求に係る個人情報が著しく大量であるため,開示請求があった日から60日以内にそのすべてについて開示等の決定をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には,独立行政法人等個人情報保護法第20条の規定により,当該開示請求者に対し,別記様式第5号によりその旨を通知しなければならない。
(事案の移送)
第6条 学長は,独立行政法人等個人情報保護法第21条第1項又は第22条第1項の規定により,事案を他の独立行政法人等又は行政機関の長に移送したときは,別記様式第6号の1及び別記様式第6号の2により当該機関等に通知しなければならない。
2 学長は,前項により事案を移送したときは,当該開示請求者に対し,事案を移送した旨を,別記様式第7号により通知しなければならない。
3 特定個人情報の情報提供等の記録については,事案の移送をすることができない。
(第三者に対する意見書提出の通知)
第7条 学長は,開示等の決定をするに当たって,独立行政法人等個人情報保護法第23条第1項の規定により,第三者に対し,別記様式第8号により情報の内容を通知するとともに,別記様式第9号により意見書を提出する機会を与えることができる。
2 学長は,開示決定に先立ち,独立行政法人等個人情報保護法第23条第2項各号のいずれかに該当するときは,第三者に対し,別記様式第10号により情報の内容を通知するとともに,別記様式第9号により,意見書を提出する機会を与えなければならない。
3 学長は,独立行政法人等個人情報保護法第23条第3項の規定により,第三者から開示に反対する意見を示した意見書(以下「反対意見書」という。)が提出された事案について開示決定をしたときは,開示決定後直ちに,別記様式第11号により,反対意見書を提出した第三者に対しその旨を通知しなければならない。
(開示の決定等)
第8条 学長は,保有個人情報の全部又は一部の開示を決定したときは,別記様式第12号により,また,開示をしない旨の決定をしたときは,別記様式第13号により,それぞれ,当該請求者に対しその旨を通知しなければならない。
(開示等の調整)
第9条 学長は,開示請求のあった保有個人情報の開示等を決定するに当たって,当該法人文書を保有する系長等に意見を求めるとともに,必要に応じて戦略企画会議に意見を求めるものとする。
(開示の実施方法)
第10条 独立行政法人等個人情報保護法第24条第2項の規定に基づく,電磁的記録についての開示の方法は,次の各号に定める方法とする。
(1)録音テープ又は録音ディスクについては次に掲げる方法
イ 当該録音テープ又は録音ディスクを専用機器により再生したものの聴取
ロ 当該録音テープ又は録音ディスクを録音カセットテープ(日本工業規格5568に適合する記録時間120分のものに限る。)に複写したものの交付
(2)ビデオテープ又はビデオディスクについては次に掲げる方法
イ 当該ビデオテープ又はビデオディスクを専用機器により再生したものの視聴
ロ 当該ビデオテープ又はビデオディスクをビデオカセットテープ(日本工業規格C5581に適合する記録時間120分のものに限る。)に複写したものの交付
(3)電磁的記録(前2号、次号又は次項に該当するものを除く。) 次に掲げる方法であって、本学がその保有する処理装置及びプログラムにより行うことができるもの
イ 当該電磁的記録をA3判以下の大きさの用紙に出力したものの閲覧
ロ 当該電磁的記録を専用機器(開示を受ける者の閲覧又は視聴の用に供するために備え付けられているものに限る。)により再生したものの閲覧又は視聴
ハ 当該電磁的記録をA3判以下の大きさの用紙に出力したものの交付(ニに掲げる方法に該当するものを除く。)
ニ 当該電磁的記録をA3判以下の大きさの用紙にカラーで出力したものの交付
ホ 当該電磁的記録をフレキシブルディスクカートリッジ又は光ディスクに複写したものの交付
(4)電磁的記録(前号ニ又はホに掲げる方法による開示の実施をすることができない特性を有するものに限る。)次に掲げる方法であって,本学がその保有する処理装置及びプログラムにより行うことができるもの
イ 前号イからハまでに掲げる方法
ロ 当該電磁的記録を幅12.7ミリメートルのオープンリールテープ(日本工業規格X6103,X6104又はX6105に適合する長さ731.52メートルのものに限る。)に複写したものの交付
ハ 当該電磁的記録を幅12.7ミリメートルの磁気テープカートリッジ(日本工業規格X6123,X6132若しくはX6135又は国際標準化機構及び国際電気標準会議の規格(以下「国際規格」という。)14833,15895若しくは15307に適合するものに限る。)に複写したものの交付
ニ 当該電磁的記録を幅8ミリメートルの磁気テープカートリッジ(日本工業規格X6141若しくはX6142又は国際規格15757に適合するものに限る。)に複写したものの交付
ホ 当該電磁的記録を幅3.81ミリメートルの磁気テープカートリッジ(日本工業規格X6127,X6129,X6130又はX6137に適合するものに限る。)に複写したものの交付
(開示の実施)
第11条 学長は,独立行政法人等個人情報保護法第24条第3項の規定により,保有個人情報の開示を受ける者から別記様式第14号による開示の実施方法の申出書が提出されたときは,開示を受ける者の便宜を図って開示を実施するものとする。
2 保有個人情報の開示は,情報公開室において実施するものとする。ただし,法人文書を移動すると汚損の危険性がある場合や開示請求者の居所等の都合により情報公開室まで出向くことができない場合には,当該法人文書を保有する系等において実施できるものとする。
3 前項の規定にかかわらず,開示を受ける者が当該法人文書の写しの送付による開示の実施を希望する場合は,情報公開室において当該法人文書の写しを送付するものとする。この場合,郵送料を郵便切手で徴収するものとする。
(手数料の額等)
第12条 独立行政法人等個人情報保護法第26条第2項に規定する開示請求に係る手数料の額は,開示請求に係る法人文書1件につき300円とする。(情報通信技術利用独立行政法人等個人情報保護法第3条第1項の規定により同項に規定する電子情報処理組織を使用して開示請求をする場合にあっては,200円)
(手数料の免除) 
第13条 開示請求者が特定個人情報の開示請求に係る手数料の免除を希望している場合には,次の各号に定めるところにより受け付けるものとする。
(1)開示請求に係る手数料の免除を受けようとする者は,別記様式第2号の2を提出する際に,併せて,別記様式第15号の開示請求に係る手数料の免除申請書と,添付書類として,生活保護法による扶助を受けていることを理由とする場合にあって,それを証する書面を提出しなければならない。
(2)開示請求に係る手数料の免除を受けようとする者は,別記様式第2号の2を提出する際に,併せて,別記様式第15号の開示請求に係る手数料の免除申請書と,添付書類として,その他の事実を理由とする場合にあって,その事実を証明する書面を提出しなければならない。
2 特定個人情報を開示請求されたのに対し,個人番号をその内容に含まない保有個人情報しか存在しない場合には,次の各号に定めるところにより取り扱うものとする。
(1)開示請求者が個人番号をその内容に含まない保有個人情報を開示請求すると意思表示し,かつ,手数料の免除申請がされていた場合には,免除申請の取下げを求めるとともに,手数料の追納を求めて形式上の不備を補正させるものとする。
(2)開示請求者が個人番号をその内容に含む保有個人情報を開示請求すると意思表示した場合には,不存在を理由とする不開示決定を行うこととする。
3 行政機関の長の決定により免除を行う場合には別記様式第16号の開示請求に係る手数料の免除決定通知書に,免除を行わない場合には別記様式第17号の開示請求に係る手数料の免除をしない旨の決定通知書に,その旨を記載するものとする。
(訂正請求の手続)
第14条 学長は,独立行政法人等個人情報保護法第27条の規定により,本法人が保有する自己を本人とする保有個人情報の訂正請求を受け付けるときは,訂正請求した者(独立行政法人等個人情報保護法第27条第2項に規定する法定代理人並びに本人の委任による別記様式第33号の2の委任状の提出及び委任者の実印を押印することとした印鑑登録証明書の添付又は委任者の運転免許証,個人番号カード等本人に対し一に限り発行される書類の複写物の添付を行うことにより資格を有する代理人(任意代理人)を含む。以下「訂正請求者」という。)に別記様式第18号の1及び別記様式第18号の2の訂正請求書を提出させるものとする。
2 前号の訂正請求書に形式の不備があると認めるときは,訂正請求者に対し,その補正を求めることができる。
(訂正決定等の期限)
第15条 学長は,独立行政法人等個人情報保護法第28条第3項に規定する補正に要した日数を除き,訂正請求のあった日から30日以内に,別記様式第19号又は第20号により,訂正請求者に対し,独立行政法人等個人情報保護法第30条各項の決定を通知しなければならない。
2 学長は,独立行政法人等個人情報保護法第31条第2項の規定により,事務処理上の困難その他正当な理由があるときは,訂正決定等を更に30日以内に限り延長することができる。この場合において,学長は,別記様式第21号により,訂正請求者に対しその旨を通知しなければならない。
3 学長は,独立行政法人等個人情報保護法第32条の規定により,訂正決定等に特に長期間を要すると認めるときは,別記様式第22号により,訂正請求者に対しその旨を通知しなければならない。
(訂正請求に係る事案の移送)
第16条 学長は,独立行政法人等個人情報保護法第33条又は第34条の規定により,訂正請求に係る事案を他の独立行政法人等又は行政機関の長に移送したときは,別記様式第23号の1及び別記様式第23号の2により,当該機関等に通知しなければならない。
2 前項の場合において,学長は,訂正請求者に対し,別記様式第24号により,事案を移送した旨を通知しなければならない。
(保有個人情報の提供先への通知)
第17条 学長は,第14条又は独立行政法人等個人情報保護法第34条第3項に規定する訂正決定に基づく保有個人情報の訂正の実施をした場合において,必要があると認めるときは,当該保有個人情報の提供先に対し,遅滞なく,別記様式第25号によりその旨を通知しなければならない。
(利用停止請求の手続)
第18条 学長は,独立行政法人等個人情報保護法第37条の規定により,本法人が保有する保有個人情報の本人(独立行政法人等個人情報保護法第36条第2項に規定する法定代理人並びに本人の委任による別記様式第33号の3の委任状の提出及び委任者の実印を押印することとした印鑑登録証明書の添付又は委任者の運転免許証,個人番号カード等本人に対し一に限り発行される書類の複写物の添付を行うことにより資格を有する代理人(任意代理人)を含む。以下「利用停止請求者」という。)から,利用の停止,消去又は提供の停止の請求があった場合には,別記様式第26号の1及び別記様式第26号の2により利用停止請求書を提出させるものとする。
2 前項の利用停止請求書に形式の不備があると認めるときは,利用停止請求者に対し,その補正を求めることができる。
3 特定個人情報の情報提供等の記録については,利用停止請求を受け付けることができない。ただし,特定個人情報が,番号法第19条,第20条又は第28条の規定に違反して利用され,又は提供されているときは,特定個人情報の利用停止請求をすることができる。
(利用停止決定等の期限)
第19条 学長は,独立行政法人等個人情報保護法第40条第1項の規定により,前条第2項に掲げる補正に要した日数を除き,利用停止請求があった日から30日以内に別記様式第27号又は第28号により,利用停止請求者に対し,独立行政法人等個人情報保護法第39条各項の決定を通知しなければならない。
2 学長は,独立行政法人等個人情報保護法第40条第2項の規定により,事務処理上の困難その他正当な理由があるときは,利用停止決定等を更に30日以内に限り延長することができる。この場合において,学長は,別紙様式第29号により利用停止請求者に対しその旨を通知しなければならない。
3 学長は,独立行政法人等個人情報保護法第41条の規定により,利用停止決定等に特に長期間を要すると認めるときは,別記様式第30号により,利用停止請求者に対しその旨を通知しなければならない。
(移送された事案)
第20条 独立行政法人等個人情報保護法第21条第2項又は行政機関個人情報保護法第22条第1項の規定により他の独立行政法人等又は行政機関から移送された事案に係る開示等の検討及び決定並びに開示の実施については,第4条から前条までの規定に準じて行うものとする。
(審査請求)
第21条 学長は,本法人が行った開示等の決定に対し行政不服審査法(昭和37年法律第160号)による審査請求があったときは,必要に応じて,戦略企画会議又は関係者に意見を求めるものとする。
2 学長は,独立行政法人等個人情報保護法第42条第2項の規定により内閣府に置かれる情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に諮問するときは,別記様式第31号により法第43条各号に掲げる者(以下「審査請求者」という。)に対し,その旨を通知しなければならない。
3 学長は,審査会の答申を受け,審査請求に対する決定をしたときは,別記様式第32号により,審査請求者に対しその旨を通知しなければならない。
(雑則)
第22条 この要項に定めるもののほか,個人情報保護の実施に関して必要な事項は,学長が別に定める。
 
附 記
 この要項は,平成17年4月1日から実施する。
附 記
 この要項は,平成18年4月1日から実施する。
附 記(平成22年3月31日)
 この要項は,平成22年4月1日から実施する。
附 記(平成22年9月22日)
 この要項は,平成22年10月1日から実施する。
附 記(平成24年3月30日)
 この要項は,平成24年4月1日から実施する。
附 記(平成25年3月29日)
 この要項は,平成25年4月1日から実施する。
附 記(平成28年1月18日) 
 この要項は,平成28年1月18日から実施し,平成28年1月1日から適用する。
附 記(平成28年6月16日) 
 この要項は,平成28年6月16日から実施し,平成28年4月1日から適用する。
附 記(平成29年5月30日) 
 この要項は,平成29年5月30日から実施する。