第１章 総則
（目的）
第１条 この規程は，国立大学法人豊橋技術科学大学（以下「本法人」という。）の保有する個人情報及び匿名加工情報の適切な管理のために必要な事項を定めることにより，本法人業務の適正かつ円滑な運営を図るとともに，個人の権利利益を保護することを目的とする。
２ 本法人における個人情報の取扱いに関しては，個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。）及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号。以下「番号法」という。）その他関係法令及びガイドライン等の定めるもののほか，この規程の定めるところによる。
（定義）
第２条 使用する用語は，特段の定めがある場合を除くほか，個人情報保護法及び番号法において使用する用語の例による。
２ 次の各号に掲げる用語の定義は，当該各号の定めるところによる。
（１）この規程において「情報システム室等」とは，本学の役員又は職員が職務上作成し，又は取得した個人情報であって，役職員が組織的に用いるものとして，本学が保有しているものを取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域をいう。
（２）この規程において「系等」とは，各系，総合教育院，研究所，共同利用教育研究施設等及び事務局各課をいう。
第２章 個人情報管理体制
第３条 本法人における個人情報を適切に管理するため，本法人に総括保護管理者，保護管理者及び保護担当者を置く。
（総括保護管理者）
第４条 総括保護管理者は，本法人における個人情報の管理に関する事務を総括する。
２ 総括保護管理者は，個人情報の取扱い及び情報システムの管理に関する事務に従事する職員（派遣労働者を含む。以下「職員」という。）に，本規程の趣旨及び内容の周知徹底を図るとともに，これを遵守させるために必要な業務を行うものとする。
３ 総括保護管理者は，第２条第２項第１号に規定する本法人における情報システム室等をあらかじめ指定するものとする。
４ 総括保護管理者は，学長が指名する理事又は副学長をもって充てる。
（保護管理者）
第５条 保護管理者は，当該系等の個人情報に関し，次の各号に掲げる業務を行う。なお，個人情報を情報システムで取り扱う場合は，当該情報システムの管理者と連携して，業務を行うものとする。
（１）個人情報ファイル簿の作成に関すること。
（２）個人情報の取扱状況の記録に関すること。
（３）情報システムにおける安全の確保等に関すること。
（４）情報システム室等の安全管理に関すること。
（５）個人情報の提供に関すること。
（６）個人情報の点検に関すること。
２ 保護管理者は，
別表１のとおりとする。ただし，
別表１に定めるもの以外にあっては，総括保護管理者が指名するものとする。
（保護担当者）
第６条 保護担当者は，保護管理者を補佐する。
２ 保護担当者は，前条の保護管理者の下に１人又は複数を置き，当該保護管理者が指名する者をもって充てる。
（監査責任者）
第７条 本法人に，監査責任者を１人置き，監査室長をもって充てる。
２ 監査責任者は，個人情報の管理の状況について監査する。
（事務取扱担当者）
第８条 事務取扱担当者は，個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という。）を取り扱い，保護管理者が指名する者をもって充てる。
２ 事務取扱担当者は，保護管理者が指定する範囲について特定個人情報等を取り扱うものとする。
（組織体制）
第９条 保護管理者は，次に掲げる組織体制を整備する。
（１）事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制
（２）特定個人情報等の漏えい，滅失又は毀損等（以下「情報漏えい等」という。）の事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から責任者等への報告連絡体制
（３）特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化
（４）特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
（個人情報管理委員会の設置）
第10条 本法人に個人情報管理委員会（以下「委員会」という。）を置く。
（委員会の業務）
第11条 委員会は，本法人の個人情報の管理について，次の各号に掲げる事項の実施に当たる。
（１）管理体制に関すること。
（２）教育研修に関すること。
（３）職員の責務に関すること。
（４）個人情報の取扱いに関すること。
（５）情報システムにおける安全の確保等に関すること。
（６）情報システム室等の安全管理に関すること。
（７）個人データの提供及び業務委託等に関すること。
（８）安全確保上の問題への対応に関すること。
（９）その他個人情報の管理に関すること。
（委員会の組織）
第12条 委員会は，次の各号に掲げる委員をもって構成する。（
別表２）
（１）総括保護管理者
（２）保護管理者のうちから学長が指名する者
（３）事務局次長
（４）その他委員長が必要と認めた者
（任期）
第13条 前条第１項第４号の委員の任期は，２年とする。ただし，再任は妨げない。
２ 委員に欠員が生じた場合の補欠委員の任期は，前任者の残任期間とする。
（委員長，委員会の招集及び議長）
第14条 委員会に委員長を置き，第12条第１号の委員をもって充てる。
２ 委員長は，委員会を招集し，その議長となる。
３ 委員長に事故があるとき，又は委員長が欠けたときは，あらかじめ委員長の指名した委員がその職務を代行する。
（議事）
第15条 委員会は，構成員の３分の２以上が出席しなければ，議事を開くことができない。
２ 委員会の議事は，出席した構成員の過半数をもって決し，可否同数のときは，議長の決するところによる。
３ 委員長は，必要に応じて構成員以外の者の出席を求め，意見を聴くことができる。
（教育研修）
第16条 総括保護管理者は，保護管理者及び保護担当者並びに職員に対して，次の各号に掲げる教育研修を実施しなければならない。
（１）個人情報の取扱いについて理解を深め，個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な事項
（２）個人情報の適切な管理のために，情報システムの管理，運用及びセキュリティ対策に関して必要な事項
（３）当該系等の現場における個人情報の適切な管理のために必要な事項
第３章 個人情報の取扱い
（職員の責務）
第17条 職員は，個人情報保護法及び番号法の趣旨に則り，関連する法令及び規則等の定め並びに総括保護管理者，保護管理者及び保護担当者の指示に従い，個人情報を取り扱わなければならない。
（利用目的の特定及び利用目的による制限）
第18条 職員は，個人情報を取り扱うに当たっては，その利用の目的（以下「利用目的」という。）をできる限り特定しなければならない。
２ 職員は，利用目的を変更する場合には，変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
３ 職員は，あらかじめ本人の同意を得ないで，前２項の規定により特定された利用の目的の達成に必要な範囲を超えて，個人情報を取り扱ってはならない。
４ 職員は，合併その他の事由により他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は，あらかじめ本人の同意を得ないで，承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて，当該個人情報を取り扱ってはならない。
５ 前２項の規定は，次に掲げる場合については，適用しない。
（１）法令に基づく場合
（２）人の生命，身体又は財産の保護のために必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき。
（３）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき。
（４）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって，本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
（５）当該個人情報を学術研究の用に供する目的（以下「学術研究目的」という。）で取り扱う必要があるとき（当該個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み，個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
（６）学術研究機関等に個人データを提供する場合であって，当該学術研究機関等が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み，個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
（不適正な利用の禁止）
第19条 職員は，違法又は不当な行為を助長し，又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用してはならない。
（取得に際しての利用目的の通知等）
第20条 職員は，個人情報を取得した場合は，あらかじめ利用目的を公表している場合を除き，その利用目的を本人に通知し，又は公表しなければならない。
２ 職員は，前項の規定にかかわらず，本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電磁的記録を含む。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は，あらかじめ，本人に対し，その利用目的を明示しなければならない。ただし，人の生命，身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は，この限りでない。
３ 職員は，利用目的を変更した場合は，変更された利用目的について，本人に通知し，又は公表しなければならない。
４ 前３項の規定は，次に掲げる場合については，適用しない。
（１）利用目的を本人に通知し，又は公表することにより本人又は第三者の生命，身体，財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
（２）利用目的を本人に通知し，又は公表することにより本法人の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
（３）国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって，利用目的を本人に通知し，又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
（４）取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
（適正な取得）
第21条 職員は，偽りその他不正の手段により，個人情報を取得してはならない。
２ 職員は，次に掲げる場合を除くほか，あらかじめ本人の同意を得ないで，要配慮個人情報を取得してはならない。
（１）法令に基づく場合
（２）人の生命，身体又は財産の保護のために必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき。
（３）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき。
（４）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって，本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
（５）当該要配慮個人情報を学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該要配慮個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み，個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
（６）学術研究機関等から当該要配慮個人情報を取得する場合であって，当該要配慮個人情報を学術研究目的で取得する必要があるとき（当該要配慮個人情報を取得する目的の一部が学術研究目的である場合を含み，個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）（本法人と当該学術研究機関等が共同して学術研究を行う場合に限る。）。
（７）当該要配慮個人情報が，本人，国の機関，地方公共団体，学術研究機関等，個人情報保護法第57条第１項各号に掲げる者その他個人情報の保護に関する法律施行規則（平成28年個人情報保護委員会規則第３号。以下「施行規則」という。）第６条で定める者により公開されている場合
（８）その他前各号に掲げる場合に準ずるものとして個人情報の保護に関する法律施行令（平成15年政令第507号）第９条各号で定める場合
（データ内容の正確性の確保等）
第22条 職員は，利用目的の達成に必要な範囲において，個人データを正確かつ最新の内容に保たなければならない。
（安全管理措置）
第23条 保護管理者は，その取り扱う個人データの漏えい，滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
（職員の監督）
第24条 保護管理者は，職員に個人データを取り扱わせるに当たっては，当該個人データの安全管理が図られるよう，当該職員に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
（アクセス制限）
第25条 保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容に応じ，当該個人データにアクセスする権限を付与する職員の範囲と権限の内容を，当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限らなければならない。
２ 保護管理者は，前項の規定によりアクセス権限を付与した職員の職名・氏名を総括保護管理者に届け出るものとする。
３ アクセス権限を有しない職員は，個人データにアクセスしてはならない。
４ 職員は，アクセス権限を有する場合であっても，業務上の目的以外の目的で個人データにアクセスしてはならない。
（複製等の制限）
第26条 職員が業務上の目的で個人データを取り扱う場合であっても，保護管理者は，次に掲げる行為については，当該個人データの秘匿性等その内容に応じて，当該行為を行うことができる場合を限定し，職員は，保護管理者の指示なく取り扱ってはならない。
（１）個人データの複製
（２）個人データの送信
（３）個人データが記録されている媒体の外部への送付又は持出し
（４）その他個人データの適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
（誤りの訂正等）
第27条 職員は，個人データの内容に誤り等を発見した場合には，保護管理者の指示に従い，訂正等を行わなければならない。
（媒体の管理等）
第28条 職員は，保護管理者の指示に従い，個人データが記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに，必要があると認めるときは，耐火金庫へ保管しなければならない。
（廃棄等）
第29条 職員は，個人データ又は個人データが記録されている媒体（端末及びサーバに内蔵されているものを含む。）が不要となった場合には，保護管理者の指示に従い，当該個人データの復元又は判読が不可能な方法により当該個人データの消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
（個人データの取扱状況の記録）
第30条 保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容に応じて，台帳等を整備して，当該個人データの利用及び保管等の取扱いの状況について記録しなければならない。
２ 保護管理者は，特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して，当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録しなければならない。
（第三者提供の制限）
第31条 職員は，次に掲げる場合を除くほか，あらかじめ本人の同意を得ないで個人データを第三者に提供してはならない。
（１）法令に基づく場合
（２）人の生命，身体又は財産の保護のために必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき。
（３）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき。
（４）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって，本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
（５）当該個人データの提供が学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき（個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
（６）当該個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき（当該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み，個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）（本法人と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。）。
（７）当該第三者が学術研究機関等である場合であって，当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み，個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
２ 次に掲げる場合において，当該個人データの提供を受ける者は，前項の規定の適用については，第三者に該当しないものとする。
（１）利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合
（２）合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合
（３）特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって，その旨並びに共同して利用される個人データの項目，共同して利用する者の範囲，利用する者の利用目的並びに当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに学長の氏名について，あらかじめ，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
３ 職員は，前項第３号に規定する個人データの管理について責任を有する者の氏名，名称若しくは住所又は学長の氏名に変更があったときは遅滞なく，同号に規定する利用する者の利用目的又は当該責任を有する者を変更しようとするときはあらかじめ，その旨について，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。
（外国にある第三者への提供の制限）
第32条 職員は，外国（施行規則第15条で定めるものを除く。以下同じ。）にある第三者（個人データの取扱いについて個人情報取扱事業者が講ずべきこととされている措置に相当する措置（以下「相当措置」という。）を継続的に講ずるために必要なものとして施行規則第16条で定める基準に適合する体制を整備している者を除く。以下この項及び次項並びに同号において同じ。）に個人データを提供する場合には，前条第１項各号に掲げる場合を除くほか，あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得なければならない。この場合においては，同条の規定は，適用しない。
２ 職員は，前項の規定により本人の同意を得ようとする場合には，施行規則第17条で定めるところにより，あらかじめ，当該外国における個人情報の保護に関する制度，当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報を当該本人に提供しなければならない。
３ 職員は，個人データを外国にある第三者（第１項に規定する体制を整備している者に限る。）に提供した場合には，施行規則第18条で定めるところにより，当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講ずるとともに，本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供しなければならない。
（第三者提供に係る記録の作成等）
第33条 職員は，個人データを第三者（個人情報保護法第16条第２項各号に掲げる者を除く。以下この条及び次条において同じ。）に提供したときは，文書，電磁的記録又はマイクロフィルムを用いて作成する方法により，当該個人データを提供した年月日，当該第三者の氏名又は名称その他の施行規則第20条で定める事項に関する記録を作成しなければならない。ただし，当該個人データの提供が第31条第１項各号又は第２項各号のいずれか（前条第1項の規定による個人データの提供にあっては，第31条第１項各号のいずれか）に該当する場合は，この限りでない。
２ 職員は，前項の記録を，当該記録を作成した日から施行規則第21条で定める期間保存しなければならない。
（第三者提供を受ける際の確認等）
第34条 職員は，第三者から個人データの提供を受けるに際しては，施行規則第22条で定めるところにより，次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし，当該個人データの提供が第31条第１項各号又は第２項各号のいずれかに該当する場合は，この限りでない。
（１）当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては，その代表者の氏名
（２）当該第三者による当該個人データの取得の経緯
２ 職員は，前項の規定による確認を行ったときは，施行規則第23条で定めるところにより，当該個人データの提供を受けた年月日，当該確認に係る事項その他の施行規則第24条で定める事項に関する記録を作成しなければならない。
３ 保護管理者は，前項の記録を，当該記録を作成した日から施行規則第25条で定める期間保存しなければならない。
（個人関連情報の第三者提供の制限等）
第35条 職員は，第三者が個人関連情報（個人関連情報データベース等を構成するものに限る。以下この条について同じ。）を個人データとして取得することが想定されるときは，第31条第１項各号に掲げる場合を除くほか，次に掲げる事項について，あらかじめ施行規則第26条で定めるところにより確認することをしないで，当該個人関連情報を当該第三者に提供してはならない。
（１）当該第三者が本法人から個人関連情報の提供を受けて本人が識別される個人データとして取得することを認める旨の当該本人の同意が得られていること。
（２）外国にある第三者への提供にあっては，前号の本人の同意を得ようとする場合において，施行規則第17条で定めるところにより，あらかじめ，当該外国における個人情報の保護に関する制度，当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報が当該本人に提供されていること。
２ 職員は，個人関連情報を外国にある第三者に提供した場合には，施行規則第18条で定めるところにより，当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講じなければならない。
３ 職員は，第1項の規定による確認を行ったときは，施行規則第27条で定めるところにより，当該個人関連情報の提供した年月日，当該確認に係る事項その他の施行規則第28条で定める事項に関する記録を作成しなければならない。
４ 保護管理者は，前項の記録を，当該記録を作成した日から施行規則第29条で定める期間保存しなければならない。
（仮名加工情報の作成等）
第36条 職員は，仮名加工情報（仮名加工情報データベース等を構成するものに限る。以下同じ。）を作成するときは，他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないようにするために必要なものとして施行規則第31条で定める基準に従い，個人情報を加工しなければならない。
２ 保護管理者は，仮名加工情報を作成したとき，又は仮名加工情報及び当該仮名加工情報に係る削除情報等（仮名加工情報の作成に用いられた個人情報から削除された記述等及び個人識別符号並びに前項の規定により行われた加工の方法に関する情報をいう。以下この条及び次条第３項において読み替えて準用する第7項において同じ。）を取得したときは，削除情報等の漏えいを防止するために必要なものとして施行規則第32条で定める基準に従い，削除情報等の安全管理のための措置を講じなければならない。
３ 職員は，第18条の規定にかかわらず，法令に基づく場合を除くほか，第18条第１項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて，仮名加工情報（個人情報であるものに限る。以下この条において同じ。）を取り扱ってはならない。
４ 仮名加工情報についての第20条の規定の適用については，同条第１項及び第３項中「，本人に通知し，又は公表し」とあるのは「公表し」と，同条第４項第１号から第３号までの規定中「本人に通知し，又は公表する」とあるのは「公表する」とする。
５ 職員は，仮名加工情報である個人データ及び削除情報等を利用する必要がなくなったときは，当該個人データ及び削除情報等を遅滞なく消去するよう努めなければならない。この場合においては，第22条の規定は，適用しない。
６ 職員は，第31条第１項及び第32条第１項の規定にかかわらず，法令に基づく場合を除くほか，仮名加工情報である個人データを第三者に提供してはならない。この場合において，第31条第２項中「前各項」とあるのは「第36条第６項」と，同項第３号中「，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と，同条第３項中「，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と，第33条第１項ただし書中「第31条第1項各号又は第２項各号のいずれか（前条第１項の規定による個人データの提供にあっては，第31条第１項各号のいずれか）」とあり，及び第34条第1項ただし書中「第31条第1項各号又は第２項各号のいずれか」とあるのは「法令に基づく場合又は第31条第２項各号のいずれか」とする。
７ 職員は，仮名加工情報を取り扱うに当たっては，当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために，当該仮名加工情報を他の情報と照合してはならない。
８ 職員は，仮名加工情報を取り扱うに当たっては，電話をかけ，郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律（平成14年法律第99号）第２条第６項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第９項に規定する特定信書便事業者による同条第２項に規定する信書便により送付し，電報を送達し，ファクシミリ装置若しくは電磁的方法（電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であって施行規則第33条で定めるものをいう。）を用いて送信し，又は住居を訪問するために，当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用してはならない。
９ 仮名加工情報，仮名加工情報である個人データについては，第18条第２項及び第67条第５項規定は，適用しない。
（仮名加工情報の第三者提供の制限等）
第37条 職員は，法令に基づく場合を除くほか，仮名加工情報（個人情報であるものを除く。次項及び第３項において同じ。）を第三者に提供してはならない。
２ 第31条第２項及び第３項の規定は，仮名加工情報の提供を受ける者について準用する。この場合において，同条第２項中「前各項」とあるのは「第37条第1項」と，同項第３号中「，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と，同条第３項中「，本人に通知し，又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と読み替えるものとする。
３ 第23条，第24条，前条第７項及び第８項，並びに第47条の規定は，本法人による仮名加工情報の取扱いについて準用する。この場合において，第23条中「漏えい，滅失又は毀損」とあるのは「漏えい」と，前条第７項中「ために，」とあるのは「ために，削除情報等を取得し，又は」と読み替えるものとする。
（行政機関等匿名加工情報の作成及び提供等）
第38条 本法人は，個人情報保護法の規定に従い，行政機関等匿名加工情報（行政機関等匿名加工情報ファイルを構成するものに限る。）を作成し，及び提供することができる。
２ 職員は，法令に基づく場合を除き，利用目的以外の目的のために行政機関等匿名加工情報及び削除情報（保有個人情報に該当するものに限る。）を自ら利用し，又は提供してはならない。
３ 保護管理者は，個人情報保護法第107条及び第113条（第116条第２項の規定により第113条の規定を準用する場合を含む。）により，行政機関等匿名加工情報の利用に関する契約を締結した者（以下「契約相手方」という。）から個人情報保護法第110条第２項第７号の規定に基づき当該契約相手方が講じた行政機関等匿名加工情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれがある旨の報告を受けたときは，直ちに総括保護管理者に報告するとともに，当該契約相手方がその是正のために講じた措置を確認しなければならない。
４ 行政機関等匿名加工情報の作成及び提供等に関し，必要な事項は，別に定める。
（行政機関等匿名加工情報の従事者の義務）
第39条 職員（これらの職にあった者を含む。）は，その業務に関して知り得た行政機関等匿名加工情報，行政機関等匿名加工情報の作成に用いた保有個人情報から削除した記述等及び個人識別符号並びに加工の方法に関する情報の内容をみだりに他人に知らせ，又は不当な目的に利用してはならない。
（個人番号の利用の制限）
第40条 保護管理者は，個人番号の利用に当たり，番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定しなければならない。
（特定個人情報の提供の求めの制限）
第41条 個人番号関係事務を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き，個人番号の提供を求めてはならない。
（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第42条 個人番号関係事務を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き，特定個人情報ファイルを作成してはならない。
（特定個人情報等の収集・保管の制限）
第43条 個人番号関係事務を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き，他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
（取扱区域）
第44条 保護管理者は，特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域（以下「取扱区域」という。）を明確にし，物理的な安全管理措置を講じなければならない。
（業務の委託）
第45条 保護管理者は，個人データの取扱いに係る業務を外部に委託する場合には，個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう，必要な措置を講じなければならない。また，契約書に，次に掲げる事項を明記するとともに，委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制，個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認しなければならない。
（１）個人情報に関する秘密保持，目的外利用の禁止等の義務
（２）再委託（再委託先が委託先の子会社（会社法（平成17年法律第86号）第２条第１項第３号に規定する子会社をいう。）である場合も含む。以下同じ。）の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
（３）個人情報の複製の制限に関する事項
（４）個人情報の安全管理措置に関する事項
（５）個人情報の漏えい等事案の発生時における対応に関する事項
（６）委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
（７）法令及び契約に違反した場合における契約解除，損害賠償責任その他必要な事項
（８）契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項（再委託先の監査等に関する事項を含む。）
２ 個人データの取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には，労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報等の取扱いに関する事項を明記しなければならない。
第46条 個人データの取扱いにかかる業務を外部に委託する場合には，委託先において，個人情報保護法に基づき本法人が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて，あらかじめ確認しなければならない。
第47条 個人データの取扱いに係る業務を外部に委託する場合には，委託する業務に係る個人データの秘匿性等その内容及びその量等に応じて，委託先における管理体制及び実施体制並びに個人情報の管理の状況について，少なくとも年１回以上，原則として実地検査により確認しなければならない。
第48条 委託先において，個人データの取扱いに係る業務が再委託される場合には，委託先に第45条の措置を講じさせるとともに，再委託される業務に係る個人データの秘匿性等その内容に応じて，委託先を通じて又は委託元自らが第47条の措置を実施しなければならない。個人データの取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
第49条 個人データを提供又は業務委託する場合には，漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から，提供先の利用目的，委託する業務の内容，個人データの秘匿性等その内容などを考慮し，必要に応じ，氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講ずるものとする。
第４章 情報システムにおける安全の確保等
（アクセス制御）
第50条 保護管理者は，情報システムで取り扱う個人データの秘匿性等その内容に応じて，アクセスに係る認証機能（パスワード，ＩＣカード，生体情報等を使用して権限を識別する機能をいう。以下同じ。）を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
２ 保護管理者は，前項の措置を講ずる場合には，パスワード等の管理に関する定めを整備（その定期又は随時の見直しを含む。）するとともに，パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。
（アクセス記録）
第51条 保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容に応じて，当該個人データへのアクセス状況の記録（以下「アクセス記録」という。）を一定の期間保存するとともに，アクセス記録を定期的分析するために必要な措置を講じなければならない。また，保護管理者は，アクセス記録の改ざん，窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講じなければならない。
（アクセス状況の監視）
第52条 保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容及びその量に応じて，当該個人データへの不適切なアクセスの監視のため，個人データを含むか又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定，当該設定の定期的確認等の必要な措置を講じなければならない。
（管理者権限の設定）
第53条 保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容に応じて，情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため，当該特権を最小限とする等の必要な措置を講じなければならない。
（外部からの不正アクセスの防止）
第54条 保護管理者は，個人データを取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため，ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講じなければならない。
（不正プログラムによる漏えい等の防止）
第55条 保護管理者は，不正プログラムよる個人データの漏えい，滅失又は毀損の防止のため，ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消，把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置（導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。）を講じなければならない。
（情報システムにおける個人データの処理）
第56条 職員は，個人データについて，一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には，その対象を必要最小限に限り，処理終了後は不要となった情報を速やかに消去しなければならない。保護管理者は，当該個人データの秘匿性等その内容に応じて，随時，消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
（暗号化）
第57条 保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容に応じて，暗号化のために必要な措置を講じなければならない。職員は，これを踏まえ，その処理する個人データについて，当該個人データの秘匿性等その内容に応じて，適切に暗号化を行わなければならない。
（入力情報の照合等）
第58条 職員は，情報システムで取り扱う個人データの重要度に応じて，入力原票と入力内容との照合，処理前後の当該個人データの内容の確認，既存の個人データとの照合等を行なわなければならない。
（バックアップ）
第59条 保護管理者は，個人データの重要度に応じて，バックアップを作成し，分散保管するために必要な措置を講じなければならない。
（情報システム設計書等の管理）
第60条 保護管理者は，個人データに係る情報システムの設計書，構成図等の文書について外部に知られることがないよう，その保管，複製，廃棄等について必要な措置を講じなければならない。
（端末の限定）
第61条 保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容に応じて，その処理を行う端末（機，機器，装置）を限定するために必要な措置を講じなければならない。
（端末の盗難防止等）
第62条 保護管理者は，端末の盗難又は紛失の防止のため，端末の固定，執務室の施錠等の必要な措置を講じなければならない。
２ 職員は，保護管理者が必要と認める場合を除き，端末を外部へ持ち出し，又は外部から持ち込んではならない。
（第三者の閲覧防止）
第63条 職員は，端末の使用に当たっては，個人データが第三者に閲覧されることがないよう，使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講じなければならない。
（記録機能を有する機器・媒体の接続制限）
第64条 保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容に応じて，当該個人データの情報漏えい等の防止のため，スマートフォン，ＵＳＢメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限（当該機器の更新への対応を含む。）等の必要な措置を講じなければならない。
（入退管理）
第65条 保護管理者は，情報システム室等に立ち入る権限を有する者を定めるとともに，用件の確認，入退の記録，部外者についての識別化，部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視，外部電磁的記録媒体等の持込み，利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講じなければならない。また，個人データを記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても，必要があると認めるときは，同様の措置を講じなければならない。
２ 保護管理者は，必要があると認めるときは，情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化，所在表示の制限等の措置を講じなければならない。
３ 保護管理者は，情報システム室等及び保管施設の入退の管理について，必要があると認めるときは，立入りに係る認証機能を設定するとともに，パスワード，ＩＣカード等の取扱いに関する定めの整備及びその定期又は随時の見直しの実施，読取防止等の措置を講じなければならない。
（情報システム室等の管理）
第66条 保護管理者は，外部からの不正な侵入に備え，情報システム室等に施錠装置，警報装置，監視設備の設置等の措置を講じなければならない。
２ 保護管理者は，災害等に備え，情報システム室等に，耐震，防火，防煙，防水等の必要な措置を講ずるとともに，サーバ等機器の予備電源の確保，配線の損傷防止等の措置を講じなければならない。
第５章 問題への対応等
（事案の報告及び再発防止措置）
第67条 個人データの漏えい等安全確保の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に，その事案等を認識した職員は，直ちに当該個人データを管理する保護管理者に報告しなければならない。
２ 保護管理者は，被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講じなければならない。ただし，外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のＬＡＮケーブルを抜くなど，被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については，直ちに行わなければならない（職員に行わせることを含む。）。
３ 保護管理者は，発生した事案の経緯，被害状況等を調査し，総括保護管理者に報告しなければならない。ただし，特に重大と認める事案が発生した場合には，直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
４ 総括保護管理者は，前項の規定に基づく報告を受けた場合には，発生した事案の内容等に応じて，当該事案の内容，経緯，被害状況等を学長に速やかに報告しなければならない。
５ 総括保護管理者は，その取り扱う個人データの漏えい，滅失，毀損その他の個人データの安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして施行規則で定めるものが生じたときは，施行規則で定めるところにより，当該事態が生じた旨を個人情報保護委員会に対し，速やかに報告しなければならない。ただし，本法人が，他の個人情報取扱事業者又は行政機関等から当該個人データの取扱いの全部又は一部の委託を受けた場合であって，当該事態が生じた旨を当該他の個人情報取扱事業者又は行政機関等に通知したときは，この限りでない。
６ 前項に規定する場合には，総括保護管理者は，本人に対し，施行規則で定めるところにより，当該事態が生じた旨を通知しなければならない。ただし，本人への通知が困難な場合であって，本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは，この限りでない。
７ 保護管理者は，発生した事案の原因を分析し，再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
（公表等）
第68条 総括保護管理者は，発生した事案の内容，影響等に応じて，事実関係及び再発防止策の公表，当該事案に係る個人データの本人への対応等の措置を講じなければならない。
（苦情処理）
第69条 総括保護管理者は，本法人における個人情報の取扱いに関する苦情又は意見があったときは，適切かつ迅速に処理するよう努めるものとする。
（監査）
第70条 監査責任者は，個人情報の適切な管理を検証するため，第３条から第69条に規定する措置の状況を含む本法人における個人情報の管理の状況について，定期に又は随時に監査（外部監査を含む。以下同じ。）を行い，その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
（点検）
第71条 保護管理者は，各系等における個人情報の記録媒体，処理経路，保管方法等について，定期及び必要に応じ点検を行い，必要があると認めるときは，その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
（評価及び見直し）
第72条 総括保護管理者，保護管理者等は，監査又は点検の結果等を踏まえ，実効性等の観点から個人情報の適切な管理のための措置について評価し，必要があると認めるときは，その見直し等の措置を講ずるものとする。
（個人情報保護委員会事務局への報告）
第73条 統括保護管理者は，次に掲げるときは，直ちに個人情報保護委員会事務局に報告しなければならない。
（１）第38条第３項，第67条第５項の報告をするとき
（２）第67条第７項及び第68条の措置を講じたとき
（３）契約相手方が国立大学法人豊橋技術科学大学における行政機関等匿名加工情報の提供に関する取扱要項第13条各号に該当すると認められ契約を解除しようとするとき及び解除したとき
（行政機関との連携）
第74条 本法人は，「個人情報の保護に関する基本方針」（平成16年４月２日閣議決定）４を踏まえ，関係する行政機関と緊密に連携して，その保有する個人情報の適切な管理を行うものとする。
（庶務）
第75条 個人情報管理の事務の総括及び個人情報管理委員会の庶務は，総務課において処理する。
（規程の改廃）
（雑則）
第77条 この規程に定めるもののほか，本法人の個人情報の取扱いに関し必要な事項は，学長が別に定める。
附 則
この規程は，平成17年４月１日から施行する。
附 則（平成18年度規程第15号（平成18年９月25日））
この規程は，平成18年10月１日から施行する。
附 則（平成18年度規程第21号（平成18年11月13日））
この規程は，平成18年12月１日から施行する。
附 則（平成19年度規程第15号（平成20年３月10日））
この規程は，平成20年４月１日から施行する。
附 則（平成19年度規程第50号（平成20年３月26日））
この規程は，平成20年４月１日から施行する。
附 則（平成21年度規程第54号（平成22年３月19日））
この規程は，平成22年４月１日から施行する。
附 則（平成22年度規程第13号（平成22年９月22日））
この規程は，平成22年10月１日から施行する。
附 則（平成22年度規程第51号（平成23年３月31日））
この規程は，平成23年４月１日から施行する。
附 則（平成23年度規程第46号（平成24年３月30日））
この規程は，平成24年４月１日から施行する。
附 則（平成25年度規程第13号（平成25年９月11日））
この規程は，平成25年10月１日から施行する。
附 則（平成25年度規程第88号（平成26年３月31日））
この規程は，平成26年４月１日から施行する。
附 則（平成26年度規程第30号（平成27年２月25日））
この規程は，平成27年４月１日から施行する。
附 則（平成27年度規程第９号（平成27年11月11日））
この規程は，平成27年11月11日から施行し，平成27年11月１日から適用する。
附 則（平成27年度規程第151号（平成28年３月31日））
この規程は，平成28年４月１日から施行する。
附 則（平成29年度規程第９号（平成30年１月10日））
この規程は，平成30年１月10日から施行し，平成29年５月30日から適用する。
附 則（平成29年度規程第48号（平成30年３月30日））
この規程は，平成30年４月１日から施行する。
附 則（平成30年度規程第15号（平成31年３月６日））
この規程は，平成31年３月６日から施行する。
附 則（令和２（2020）年度規程第42号（令和３（2021）年３月31日））
この規程は，令和３（2021）年４月１日から施行する。
附 則（令和３（2021）年度規程第24号（令和４（2022）年３月24日））
この規程は，令和４（2022）年４月１日から施行する。
附 則（令和４（2022）年度規程第74号（令和５（2023）年３月31日））
この規程は，令和５（2023）年４月１日から施行する。
附 則（令和５（2023）年度規程第45号（令和６（2024）年３月28日））
この規程は，令和６（2024）年４月１日から施行する。
附 則（令和６（2024）年度規程第１号（令和６（2024）年５月８日））
この規程は，令和６（2024）年５月８日から施行する。
別表１（第５条第２項）
所 属 | 保 護 管 理 者 |
機械工学系 | 機械工学系長 |
電気・電子情報工学系 | 電気・電子情報工学系長 |
情報・知能工学系 | 情報・知能工学系長 |
応用化学・生命工学系 | 応用化学・生命工学系長 |
建築・都市システム学系 | 建築・都市システム学系長 |
総合教育院 | 総合教育院長 |
次世代半導体・センサ科学研究所 | 次世代半導体・センサ科学研究所長 |
未来ﾋﾞｰｸﾙｼﾃｨﾘｻｰﾁｾﾝﾀｰ | 未来ﾋﾞｰｸﾙｼﾃｨﾘｻｰﾁｾﾝﾀｰ長 |
安全安心地域共創ﾘｻｰﾁｾﾝﾀｰ | 安全安心地域共創ﾘｻｰﾁｾﾝﾀｰ長 |
先端農業・ﾊﾞｲｵﾘｻｰﾁｾﾝﾀｰ | 先端農業・ﾊﾞｲｵﾘｻｰﾁｾﾝﾀｰ長 |
グローバルネットワーク推進センター | グローバルネットワーク推進センター長 |
教育研究基盤センター | 教育研究基盤センター長 |
情報メディア基盤センター | 情報メディア基盤センター長 |
健康支援センター | 健康支援センター長 |
IT活用教育センター | IT活用教育センター長 |
産学共創キャリア教育センター | 産学共創キャリア教育センター長 |
附属図書館 | 附属図書館長 |
技術科学イノベーション機構 （次世代半導体・センサ科学研究所，リサーチセンター 及び研究推進アドミニストレーションセンターを除く） | 技術科学イノベーション機構長 |
研究推進アドミニストレーションセンター | 研究推進アドミニストレーションセンター長 |
高専連携地方創生機構 | 高専連携地方創生機構長 |
社会連携推進センター | 社会連携推進センター長 |
ダイバーシティ推進センター | ダイバーシティ推進センター長 |
学生支援統括センター | 学生支援統括センター長 |
総務課 | 総務課長 |
経営企画課 | 経営企画課長 |
人事課 | 人事課長 |
経理課 | 経理課長 |
施設課 | 施設課長 |
研究推進課 | 研究推進課長 |
社会連携課 | 社会連携課長 |
学術情報課 | 学術情報課長 |
教務課 | 教務課長 |
学生課 | 学生課長 |
入試課 | 入試課長 |
別表２（第12条第１項）
第12条第１号委員 （総括保護管理者） | 総括保護管理者 |
第12条第２号委員 （保護管理者のうちから 学長が指名する者） | 機械工学系長 |
電気・電子情報工学系長 |
情報・知能工学系長 |
応用化学・生命工学系長 |
建築・都市システム学系長 |
総合教育院長 |
グローバルネットワーク推進センター長 |
教育研究基盤センター長 |
情報メディア基盤センター長 |
総務課長 |
経営企画課長 |
人事課長 |
経理課長 |
施設課長 |
研究推進課長 |
社会連携課長 |
学術情報課長 |
教務課長 |
学生課長 |
入試課長 |
第12条第３号 （事務局次長） | 事務局次長 |