国立大学法人豊橋技術科学大学文書処理規程

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国立大学法人豊橋技術科学大学文書処理規程
(平成16年4月1日規程第64号)
目 次
(目的)
第1条 この規程は,国立大学法人豊橋技術科学大学(以下「本法人」という。)における公文書類(以下「文書」という。)の適正かつ迅速な処理を図るために必要な事項を定め,もって事務能率の向上に資することを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において「文書」とは,その内容が本法人の所掌事務に係るもので,次の各号に掲げるものをいう。
(1)起案文書
(2)本法人名,豊橋技術科学大学名,組織名又は職名をあて名とする接受文書
(3)本法人名,豊橋技術科学大学名,組織名又は職名をあて名とする発送する文書
(文書処理の促進及び取扱い)
第3条 文書の処理は,適正かつ迅速に行わなければならない。
2 本法人の職員(以下「職員」という。)は,出張又は休暇等で不在となるときは,あらかじめ文書の処理状況を直属の上司に報告し,事務が渋滞しないようにしなければならない。
3 文書は,常に丁寧に取り扱うとともに,その受渡しを確実に行い,汚損又は紛失しないように処理しなければならない。
(文書処理の総括)
第4条 総務課長は,本法人における文書の処理が,この規程の定めるところにより正確に行われるよう,文書処理に関する事務を総括し,必要に応じ,職員に教育指導を行うものとする。
2 総務課総務係長は,前項に定める総務課長の事務を補助するものとする。
(文書取扱主任者)
第5条 各課に,次に掲げる文書取扱主任者を置く。

課   名

文 書 取 扱 主 任 者

学 長 戦 略 企 画 課

企 画 調 査 係 長

総   務   課

総 務 係 長

会   計   課

財 務 企 画 係 長

施   設   課

施 設 総 括 係 長

国   際   課

国 際 企 画 係 長

研 究 支 援 課

研 究 支 援 係 長

教   務   課

企 画 調 査 係 長

学   生   課

学 生 係 長

入   試   課

入 試 実 施 係 長

2 文書取扱主任者は,当該課において,それぞれこの規程の定める文書の取扱いに関する事務の処理に当たる。
(文書の記号及び番号)
第6条 本法人において接受し,又は発送する文書の記号は,別表のとおりとする。
2 文書番号は,各課ごとの一連番号とし,毎年4月1日に更新する。ただし,同一案件に属する文書は,その完結にいたるまで当初の番号を用いるものとする。
第1章 接受及び配付
(文書の接受)
第7条 第2条第2号の接受文書は,すべて総務課総務係(以下「総務係」という。)において接受するものとする。
2 職員が文書を直接受け取ったときは,速やかに総務係へ回付し,接受の手続を受けなければならない。
3 前2項の規定にかかわらず,次の各号に掲げる文書は,直接,当該文書に係る事務を所掌する課(以下「主管課」という。)において接受することができる。
(1)職員の提出する請願,届等に関するもの
(2)学生の提出する請願,届等に関するもの
(3)会計に関する見積書,請求書,領収書等に関するもの
(4)入学志願者が提出する受験に関するもの
(5)図書類の一般的受贈交換に関するもの
(6)その他部内文書及び軽易なもの
(総務課の処理)
第8条 前条第1項及び第2項の規定により接受した文書は,書留郵便物,親展文書,電報等(以下「特殊郵便物」という。)を除き,総務係において直ちに開封し,本法人に関することが記載されていないものは返送等の措置を講じ,その他のものは当該文書に係る事務を所掌する課別に分類し,当該文書に文書記号(文書記号の末尾の文字を除く。以下この条において同じ。),文書番号及び受付年月日を記入するとともに,別記様式第1号の文書処理簿に,次の各号に掲げる事項を記入しなければならない。ただし,軽易な文書にあっては,当該文書への文書番号及び文書処理簿への記入を省略することができる。
(1)文書記号,番号及び受付年月日
(2)受信者
(3)発信者
(4)件名
(5)前各号に掲げるもののほか,当該文書の処理上必要な事項
2 前項の処理が終わった文書は,文書処理簿に受領印を徴して,当該文書に係る事務を所掌する課の文書取扱主任者に配付するものとする。
3 第9条第3項及び第10条第3項による文書についても,前2項の規定する処理を行うものとする。
(特殊郵便物の処理)
第9条 特殊郵便物は,封かんのまま,別記様式第2号の特殊郵便物処理簿に所要事項を記入のうえ,受領印を徴して名あて人に配付するものとする。
2 特殊郵便物で名あて人不在等のため,事務処理に支障をきたすおそれがあるときは,総務課長が開封し,適切な措置をとるものとする。
3 特殊郵便物で,名あて人又は前項の規定により開封する者が,文書記号,文書番号等文書処理簿に記載することが適当と認めたものは,直ちに総務係に回付するものとする。
(各課の処理)
第10条 総務係から接受文書の配付を受けた文書取扱主任者は,当該文書に文書記号の末尾の文字を記入のうえ,当該文書に係る事務を担当する係長に配付するものとする。
2 前項の規定により配付を受けた係長は,担当者に起案させる等必要な措置をとらなければならない。ただし,特に重要なものについては,直ちに課長に提示し,必要な指示を受けなければならない。
3 文書取扱主任者は,第1項で配付を受けた文書に当該課の所掌事務に関することが記載されていないときは,これを総務係に回付しなければならない。
第2章 起案及び供閲
(起案の原則)
第11条 起案文書は,原則として1案件について1起案文書とする。
2 起案文書は,他の法令等に別段の定めのある場合を除き,原則として,別記様式第3号の原議書を用いるものとする。
(起案文書の作成)
第12条 起案文書は,左横書きとする。ただし,特に縦書の必要があるものについては,この限りでない。
2 起案者が起案文書を訂正したときは,その箇所に押印しなければならない。
3 起案文書には,必要に応じ,関係資料を添付しなければならない。
4 起案文書のとじ方は,左とじとする。ただし,縦書の起案文書は右とじとする。
(起案文書の区分)
第13条 起案文書には,当該文書の内容を区分する簡明な語句を件名の後に括弧書きする等の方法により,その区分を明示しなければならない。
2 前項の文書の区分を例示すると,次のとおりである。
  制定  通則,学則,規則,規程及び細則等を定めることを目的とする文書
  通知  一定の事実,処分,意思を伝達する文書
  依頼  依頼に関する文書
  照会  照会に関する文書
  回答  依頼,協議,照会等に対し,回答する文書
  証明  証明に関する文書
  協議  行政機関等に対する協議に関する文書
  報告  法令その他に基づいて,行政機関その他に報告する文書
  上申  人事の上申に関する文書
  申請  許可,認可,承認等を求めるため提出する文書
  契約  契約に関する文書
  許可  許可に関する文書
  伺い  事業の実施,経費の支出,資料作成等の伺いに関する文書
  供閲  供閲に関する文書
  事務連絡  単なる事務的な連絡文書
(供閲文書)
第14条 供閲文書は,原議書を用い又は軽易なものについては,適宜な方法により関係者の閲覧に供するものとする。
2 陳情,希望,意見等に関する閲覧文書については,必要に応じ,起案課又は関係課においてこれに対する措置,意見等を原議書の「備考,希望,意見等記入欄」に記するものとする。
第3章 合議及び決裁
(合議)
第15条 起案課は,起案文書の内容が他の課に関係がある場合は,その課に合議しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず,事前に関係課と協議が調ったとき又は決裁を得た後その内容を連絡することをもって足りるときは,起案課は,合議を省略することができる。供閲文書の写しを関係課に配付することをもって足りるときも,同様とする。
3 前項の規定により合議を省略するときは,起案者は,原議書の「備考,希望,意見等の欄」に当該合議を省略する理由を記するものとする。
4 起案者は,合議をしようとするときは,起案文書の原議書の合議欄に関係課長の職名を記入するものとする。
5 合議は,主管の課長の承認を受けたのち行うものとする。
6 合議を要する文書で,内容の説明を要するものは,内容を説明できる者が,持ち回りして合議しなければならない。
(合議課の処理)
第16条 合議を受けた各課の文書取扱主任者は,速やかに当該課長の承認を得て,起案課に返付しなければならない。
(合議文書の訂正)
第17条 合議を受けた課において文書の訂正を要すると認めたときは,脱字等軽易なものを除き,起案課と協議しなければならない。
2 合議文書を訂正しようとする者は,訂正箇所に押印しなければならない。
3 合議の結果,起案文書に著しい変更があったとき又は当該文書が廃案となったときは,起案者は,上司及び合議課にその旨を連絡しなければならない。
(決裁)
第18条 文書の名義及び決裁については,国立大学法人豊橋技術科学大学文書決裁規程(平成16年度規程第65号)に定める。
(至急文書の処理)
第19条 至急に処理する必要のある起案文書(以下「至急文書」という。)は,原議書の右上辺に赤紙を付して回議するものとする。
2 至急文書の回議を受けた者は,他の文書に優先してこれを処理しなければならない。
3 至急文書は,必要により持ち回りすることができるものとする。
第4章 施行及び発送
(文書の施行日)
第20条 決裁を得た文書の施行日は,特別の理由がある場合を除き,決裁の日とする。
(文書番号等の記載)
第21条 接受文書によらないで起案し,決裁を得た文書は,総務係に提示するものとする。
2 総務係は,当該文書に文書記号,文書番号及び発信年月日を記入するとともに,別記様式第1号の文書処理簿に,次の各号に掲げる事項を記入しなければならない。
  ただし,軽易な文書にあっては,当該文書への文書番号及び文書処理簿への記入を省略することができる。
(1)発信記号,番号及び発信年月日
(2)受信者
(3)発信者
(4)件名
(5)前各号に掲げるもののほか,当該文書の処理上必要な事項
(公印の使用)
第22条 公印の使用は,国立大学法人豊橋技術科学大学公印規程(平成16年度規程第63号)の定めるところによる。
(文書の点検)
第23条 公印管守担当者は,公印を押印する際,文書に誤字,脱字,その他公用文として不適当なものを発見したときは,起案者に連絡のうえ,訂正することができる。
(文書の発送)
第24条 文書の発送は,総務係において行う。ただし,郵送以外で発送する文書については,起案課において行うものとする。
2 前項により総務課で発送する文書(以下この条において「郵送文書」という。)については,起案課において発送準備を行い,所定の郵便物発送請求書に必要事項を記入のうえ,原議書を添えて総務係に提出するものとする。
3 総務係は,郵送文書の発送手続が終了したときは,原議書及び文書処理簿に所要事項を記入のうえ,原議書を起案課に返付するものとする。
4 起案課は,第1項ただし書の規定により文書を発送したときは,原議書に発送年月日を記入のうえ,総務係に提示し,文書処理簿に所要事項の記入を受けなければならない。
第5章 秘密文書の取扱い
(秘密文書)
第25条 この章で「秘密文書」とは,第2条各号に掲げる文書,その他の書類,図表,写真等記録されたすべての資料で秘密保全の必要性のあるものをいう。
(秘密の保持)
第26条 秘密文書の取扱いに当たっては,その秘密が漏れないよう,細心の注意を払って取り扱わなければならない。
(秘密の区分及びその指定)
第27条 秘密文書は,その内容の秘密保全の必要度に応じて,次の各号に掲げるところにより区分するものとする。
(1)極秘  秘密保全の必要度が高く,関係者以外には知らせてはならないもの
(2)秘   前号以外の秘密文書で,通常部内の使用のみにとどめるもの
2 前項の規定による秘密文書の指定は,当該秘密文書の主管課長(以下「指定者」という。)が行う。
3 秘密文書の指定は,これを必要最少限度にとどめるものとする。
(秘密文書の登録)
第28条 秘密文書の指定者は,秘密文書専用の別記様式第1号に準じた文書処理簿を備え,秘密文書の指定が行われた場合には,これに必要事項を記録するものとする。
(秘密取扱期間等)
第29条 指定者は,第27条第2項の規定による指定を行うときは,あらかじめ秘密文書として取り扱う期間を定めなければならない。
2 指定者は秘密取扱期間が満了する前に当該秘密文書の内容を秘密しておく必要がなくなったと認めるときは,その指定を解除し,その旨を当該秘密文書の関係者に連絡するものとする。
(秘密文書の回議)
第30条 秘密文書を回議しようとするときは,当該秘密文書の主管課長又はその指名した者が持ち回りしなければならない。
(複製)
第31条 秘密文書は,複製してはならない。ただし,事務上必要がある場合は,指定者の承認を得て複製することができる。この場合においては,一連番号を付して,その所在を明らかにしておかなければならない。
(保管)
第32条 秘密文書を保管するときは,金庫等施錠のできる書庫等に保管するものとする。
(処分)
第33条 秘密文書を保管する必要がなくなったときは,当該秘密文書を焼却する等復元することができない方法により処分しなければならない。
第6章 学内相互間の発送文書の取扱い
(学内相互間の発送文書の取扱い)
第34条 学内相互間の発送文書の取扱いは,第6条,第21条,第22条及び第24条第4項の規定にかかわらず,次の各号の定めるところにより行うものとする。
(1)文書記号及び文書番号の記入は,省略する。
(2)公印の押印は,省略する。
(3)発送及び接受は,各課において行う。
第7章 保存
(文書の保存)
第35条 完結文書の分類,保存期間等は,国立大学法人豊橋技術科学大学法人文書管理規程(平成23年3月25日規程第46号)に定める。
第8章 補則
(規程の改廃)
第36条 この規程の改廃は,国立大学法人豊橋技術科学大学の規則の基準及び制定等に関する規程(平成16年度規程第1号)の規定により,戦略企画会議の議を経て学長が行う。
(その他)
第37条 この規程の運用に関し疑義のあるときは,総務課長が決定する。
 
附 則
1 この規程は,平成16年4月1日から施行する。
2 豊橋技術科学大学文書処理規程(昭和56年3月31日制定。以下「旧文書処理規程」という。)は,廃止する。
3 原議書は,当分の間,旧文書処理規程第11条で規定した原議書によることができる。
附 則(平成16年度規程第168号(平成17年3月18日))
 この規程は,平成17年4月1日から施行する。
附 則(平成18年度規程第6号(平成18年4月12日))
 この規程は,平成18年4月12日から施行し,平成18年4月1日から適用する。
附 則(平成19年度規程第47号(平成20年3月26日))
 この規程は,平成20年4月1日から施行する。
附 則(平成20年度規程第19号(平成21年3月26日))
 この規程は,平成21年4月1日から施行する。
附 則(平成21年度規程第51号(平成22年3月19日))
 この規程は,平成22年4月1日から施行する。
附 則(平成22年度規程第50号(平成23年3月31日))
 この規程は,平成23年4月1日から施行する。
附 則(平成24年度規程第39号(平成25年3月19日))
 この規程は,平成25年4月1日から施行する。
附 則(平成25年度規程第17号(平成25年9月25日))
 この規程は,平成25年10月1日から施行する。
   附 則(平成26年度規程第2号(平成26年4月9日)) 
 この規程は,平成26年4月9日から施行し,平成26年4月1日から適用する。 
附 則(平成26年度規程第52号(平成27年3月31日))
 この規程は,平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成27年度規程第102号(平成28年3月31日)) 
 この規程は,平成28年4月1日から施行する。
附 則(平成28年度規程第2号(平成28年4月27日)) 
 この規程は,平成28年4月27日から施行し,平成28年4月1日から適用する。