国立大学法人豊橋技術科学大学法人文書ファイル保存要領（平成23年４月１日学長裁定。以下「要領」という。）第４の規定に基づき，長期間の保存期間が設定された法人文書ファイル等について，文書の劣化や散逸の防止，移管業務の円滑化に資することを目的に行う集中管理の方針について定める。
１ 紙媒体の法人文書ファイル等の集中管理について
（１）集中管理の対象文書
集中管理の対象となる文書は，長期の保存期間が設定されている法人文書ファイル等のうち，保存期間が10年以上で起算日より５年経過したもの，又は保存期間が30年以上で起算日より15年経過した法人文書ファイル等とする。次のとおり一定期間経過した法人文書ファイル等とする。ただし，機密性の高い法人文書ファイル等や継続的に利用する法人文書ファイル等は除く（当該法人文書ファイル等は，施錠可能な保管庫等において保存）。
（２）集中管理の対象文書の引継ぎ
前号に定める集中管理の対象となった一定期間経過した法人文書ファイル等は，対象となる時点まで保存していた保管庫又は書庫等から，集中管理を行う場所へ移動するものとする。また，法人文書ファイル等を移動する場合は，国立大学法人豊橋技術科学大学法人文書管理規程（平成23年３月25日規程第46号。以下「規程」という。）第５条に定める当該法人文書ファイル等を管理していた文書管理者（以下「文書管理者」という。）が，集中管理担当者へ引き継ぐものとする。なお，集中管理担当者は，規程第４条第１項に定める副総括文書管理者をもって充てる。
２ 電子媒体の法人文書ファイル等の集中管理について
（１）集中管理の対象文書
集中管理の対象となる文書は，10年以上の保存期間が設定されている電子媒体の法人文書ファイル等とする。
（２）集中管理の対象文書の引継ぎ
前号に定める保存期間が経過した法人文書ファイル等は，要領第２の規定に基づき，適切なアクセス制限，バックアップ等を行い，利活用が可能な状態で，集中管理用のサーバに保存するものとする。また，一定の情報管理や特別のセキュリティを維持する必要があるものは，個別のＣＤ－Ｒ又はＨＤＤ等の媒体に保存するものとする。なお，ＣＤ－Ｒ等の可搬媒体については，前項第２号に基づき,紙媒体の法人文書ファイル等の集中管理の形態に準じて取り扱うものとする。
３ その他
本方針については，対象となる法人文書ファイル等の性質，本法人の組織形態，所掌事務，書庫の状況，集中管理の推進状況等を踏まえ，必要に応じて見直しを行うものとする。
附 記
この方針は，平成26年４月１日から実施する。