（趣旨）
第１条 この要領は，国立大学法人豊橋技術科学大学における法人文書，個人情報及び研究データ等の電磁的記録媒体等に記録された情報の消去に関し必要な事項を定める。
（定義）
第２条 この要領において，次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ各号に定めるところによる。
（１）電磁的記録媒体 電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られ記録されたものをいう。（サーバ装置，端末，通信回線装置等に内蔵される内蔵電磁的記録媒体及びパソコン，USBメモリ，外付けハードディスクドライブ，DVD-R等の外部電磁的記録媒体）
（２）書面 文字，図形等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物をいう。
（３）法人文書管理規程 国立大学法人豊橋技術科学大学法人文書管理規程をいう。
（４）個人情報管理規程 国立大学法人豊橋技術科学大学個人情報管理規程をいう。
（５）研究公正規程 国立大学法人豊橋技術科学大学研究公正規程をいう。
（６）無償貸付承認資産 無償貸付として承認を受けている物品等をいう。
（情報の消去）
第３条 国立大学法人豊橋技術科学大学に勤務する職員（以下「職員」という。）が，電磁的記録媒体等に記録する情報の消去を行う場合の取扱いは，次の各号に掲げるとおりとする。
（１）職員は，電磁的記録媒体に保存された情報が職務上不要となった場合は，速やかに情報を消去しなければならない。ただし、法人文書管理規程及び研究公正規程の規定により設定された保存期間を満了していない場合はこの限りでない。
（２）職員は，電磁的記録媒体を廃棄する場合には，当該記録媒体内に情報が残留した状態とならないよう，全ての情報を復元できないように抹消しなければならない。
（３）職員は，要機密情報である書面を廃棄する場合には，復元が困難な状態にしなければならない。
２ 前項の規定は，個人情報管理規程第23条に規定する保護管理者の指示による情報の消去又は媒体の破棄とみなす。
（消去の方法）
第４条 電磁的記録媒体においては，データ消去ソフトウェアの利用又は磁気的破壊若しくは物理的方法を用いて復元困難な状態にしなければならない。
２ 電磁的記録媒体のデータを消去する場合は，学術情報課に，電磁的記録媒体を不用（廃棄含む）とする場合は，併せて経理課に相談し，必要な手続きをとらなければならない。
３ 書面においては，細断処理，焼却又は溶解の方法を用いて復元困難な状態にしなければならない。
（無償貸付承認資産の準用等）
第５条 無償貸付承認資産に係る電磁的記録媒体については，第３条及び第４条を準用し，事務局を通じて無償貸与を承認している機関に確認をとって情報の消去を行うものとする。
（その他）
第６条 この要領に定めるもののほか，電磁的記録媒等に記録された情報の消去等に関し関し必要な事項は，別に定めることができる。
附 記
この要領は，令和３（2021）年６月30日から実施する。
附 記（令和５（2023）年３月31日）
この要領は，令和５（2023）年４月１日から実施する。