（目的）
第１条 この規則は，国立大学法人豊橋技術科学大学に置かれる会議及び委員会等（以下「会議等」という。）について規定する規則等の特例を定めることを目的とする。
（定義）
第２条 この規則において，次の各号に掲げる用語の意義は，それぞれ当該各号に定めるところによる。
（１）遠隔会議 映像及び音声の送受信により，会議等の構成員の状態を相互に認識しながら通話をすることができるオンラインビデオ会議システム等を利用する方法により開催するものをいう。
（２）書面審議 会議等の構成員が一堂に会することなく，郵便，電子メール等により，事案の概要を記載した文書を構成員に送付し，意見聴取又は賛否を問う方法により開催するものをいう。
（開催方法の特例）
第３条 会議等は，当該会議等の構成員を招集し，対面により開催することを原則とするが，次の各号のいずれかに該当するときは，遠隔会議又は書面審議（以下「遠隔会議等」という。）により開催することができるものとする。
（１）大規模災害及び感染症拡大その他の不測の事態により，対面による会議等を開催することが困難であるとき。
（２）緊急に会議を開催する必要がある場合であって，対面による会議等を開催することが困難であるとき。
（３）その他会議等の長（以下「議長等」という。）が必要と認めるとき。
２ 遠隔会議等による会議等の開催の可否は，当該会議等の議長等が議題等を勘案して，開催の都度，決定するものとする。
３ 会議等における招集については，遠隔会議等による招集も含まれるものとする。なお，遠隔会議等における招集の場合は事前に書面等によりその旨を当該会議の構成員に周知するものとする。
（定足数等）
第４条 遠隔会議により開催する会議等において，指定した方法により参加した者を出席したものとみなす。なお，対面及び遠隔会議の併用により開催する会議等の場合も同様に取扱う。
２ 遠隔会議により開催する会議等の定足数の確認は，当該会議等の議長等が開催の都度，構成員の参加状況を確認することにより行うものとする。
３ 書面審議により開催する会議等の定足数の確認は，送付した文書に対する構成員からの回答の提出等により確認するものとする。
（議事）
第５条 遠隔会議等により開催する会議等の議事は，当該会議等の規定に基づき行うものとする。
２ 遠隔会議により開催する会議等の議決は，当該会議等の議長等が構成員の意見を聴いて定めた方法により行うものとする。
３ 書面審議により開催する会議等の議決は，当該会議等の議長等が，構成員から書面，電子メール等により賛否を得る方法により行うものとする。
（議事の記録）
第６条 議長等は，遠隔会議により会議等を開催する場合であって，議事要録等の作成を目的として議事を記録する必要があるときは，当該会議等の構成員の同意を得て，音声又は映像により記録することができるものとする。
２ 遠隔会議等により開催する場合において，議事要録等に開催場所の記載に代わり，開催形態を記載することができるものとする。
（規則の改廃）
第７条 この規則の改廃は，国立大学法人豊橋技術科学大学の規則の種類及び制定等に関する規程（平成16年度規程第１号）の規定により，教育研究評議会及び経営協議会の議を経て学長が行う。
（その他）
第８条 この規則に定めるもののほか，会議等の開催に関し必要な事項は別に定める。
附 則
この規則は，令和３(2021)年６月28日から施行し，令和２(2020)年４月１日から適用する。