職員が婚姻等により戸籍上の氏を改めた後も，引き続き婚姻等の前の戸籍上の氏（以下「旧姓」という。）を文書等に使用する取扱いを下記のとおり定める。
記
１ 本学における担当
旧姓使用に関する担当は，人事課（以下「担当課」という。）とする。
担当課は，本法人における旧姓使用の取扱いについて総括し，旧姓使用の相談を受け，必要な連絡調整及び周知徹底を行うこととする。
事務局各課（以下「各課」という。）においては，関係する文書等に旧姓を使用することについての相談を受け，また，担当課との連絡調整等を行うこととする。
２ 旧姓使用ができる文書等
本法人においては，本人の申し出に基づき，文書等に旧姓使用を行うことができることとする。
なお，旧姓使用の申し出があった場合は原則として旧姓のみの使用を認めることとするが，文書の性質上戸籍上の氏及び旧姓を併記することが必要な文書並びに併記した方が事務処理上効率的である文書については併記を認めることとする。
３ 旧姓使用申請の手続き
① 本法人において旧姓使用を希望する者は，「旧姓使用申出書」（
別紙１）に必要により戸籍上の氏名が変わったことが確認できる書類を添付の上，担当課へ提出する。戸籍上の氏と旧姓について当該職員の同一性の確認がとれ次第，当該職員は旧姓を使用することができるものとする。
② 旧姓使用を行っている者が旧姓使用を中止したい場合は，「旧姓使用中止届」（
別紙２）を担当課へ提出する。当該職員は，その時点から戸籍上の氏を使用することができるものとする。
③ 旧姓使用に関する，旧姓使用開始年月日及び旧姓使用中止年月日等の必要な記録は人事記録に記載する。
④ 担当課は，旧姓使用を開始又は中止する者の学内への周知については，当該職員の希望に応じて適切な方法で対処する。
⑤ 人事異動の際，本法人に送付された人事記録又はその写しの備考欄に使用する旧姓及び旧姓使用開始年月日が記載されている場合は，当該職員から旧姓使用の申し出があったとみなし，当該職員が旧姓使用を行うことを認めるものとする。
４ 実施日等
（１）この取扱い等は，平成16年４月１日から実施する。
（２）豊橋技術科学大学における旧姓使用の取扱い及び手続き等について（平成13年10月31日学長決定。以下「旧取扱い等」という。）は廃止する。
（３）旧取扱い等により旧姓使用をしている者は，この取扱いによって旧姓使用されたものとみなす。
附 記（平成20年３月26日）
この取扱いは，平成20年４月１日から実施する。
附 記（令和５（2023）年３月31日）
この取扱いは，令和５（2023）年４月１日から実施する。
（別添１）
【旧姓使用ができる文書等】
（１）職場での呼称
（２）座席表
（３）職員録
（４）電話番号表
（５）原稿執筆
（６）人事異動通知書
（７）出勤簿
（８）休暇簿
（９）諸手当等届
（扶養親族届，住居届，通勤届，単身赴任届 等）
（10）時間割，授業紹介など教育活動に関するもの
（11）著書，論文，学内刊行物，報告書など研究活動に関するもの
（12）その他，担当課において旧姓を使用することに支障がないと認めるもの
【当分の間旧姓を使用することができない文書】
（１）他省庁又は他機関の所管する制度等により，戸籍上の氏名を使用することとされているもの。
① 税金関係文書（源泉徴収票，扶養控除申告書，保険料控除申告書，配偶者特別控除申告書 等）
② 共済事業関係文書（組合員証，被扶養者申告書，各種給付金請求書，各種福祉事業申込書 等）
③ 財形貯蓄関係文書
④ 公用旅券関係文書（公用旅券発給請求書）
⑤ 行政事件訴訟関係文書
⑥ 保険関係文書（生命保険，厚生年金，健康保険等の社会保険，雇用保険等）
（２）その他旧姓使用を行うことが困難であると担当課が判断するもの。
① 給与簿（給与システムを通じて氏名が印字される文書等（職員別給与簿，基準給与簿，給与支給明細書等））
【戸籍上の氏及び旧姓を併記することが必要な文書】
（１）人事記録
【戸籍上の氏及び旧姓を併記した方が事務処理上効率的である文書】
（１）育児休業関係文書
（２）給与振込申出（変更申出）書
（３）銀行振込依頼書
（４）公用旅券発給を請求する際に提出する旅程表