１ 紙文書の保存場所・方法
（１）事務室における保存
ア 年度ごとにまとめられた法人文書ファイル等（保存期間が１年以上のもの）について，事務室においては，原則として「①現年度の法人文書ファイル等」と「②前年度の法人文書ファイル等」とを区分して保存する。この場合，①の保存場所を職員にとってより使いやすい場所（例：書棚・ファイリングキャビネットの上段又は手前等）とするよう配意する。
イ 年度末においては，新年度の法人文書ファイル等の保存スペースを空けるため，法人文書ファイル等の保存場所の移動を行う（例：書棚・ファイリングキャビネットの上段から下段又は手前から奥への移動等）。ただし，「継続的に利用する法人文書ファイル等」にあっては，現年度の保存場所で保存することができる。
ウ 個人的な執務の参考資料の収納場所は，職員各自の机の周辺のみとする。
（２）書庫における保存
ア 「前々年度以前の法人文書ファイル等」については，原則として書庫で保存する。
ただし，「継続的に利用する法人文書ファイル等」にあっては事務室で保存することができる。
イ 「継続的に利用する法人文書ファイル等」として継続して事務室で保存されている法人文書ファイル等については，年度末に，文書管理者が利用状況等を勘案し，書庫への移動を再検討する。
ウ 個人的な執務の参考資料は書庫に置いてはならない。
（３）機密性の高い法人文書ファイル等
（１）及び（２）にかかわらず，機密性の高い法人文書ファイル等については，施錠のできる書棚・書庫・保管庫に保存し，不正な持ち出しや盗難を防ぐ措置を講ずるものとする。
（４）ファイリング用具及び書棚・保管庫の表示と所在管理
ア ファイリング用具（バインダー，保存箱等）の見出しや背表紙の表示については，作成・取得年度，ファイル名，作成部署名，保存年限，保存場所等を明記する。
イ 書棚・保管庫は，法人文書ファイル等の所在を明らかにするため，識別する番号等を付すとともに，法人文書ファイル等にも同一の番号等を付し，所在管理を行う。
２ 電子文書の保存場所・方法
ア 電子文書の正本・原本は，文書の改ざんや漏えい等の防止等の観点から，文書管理サーバに保存する。
イ 保存期間満了後の措置を移管としたもので，電子文書で移管するものは，適切な方式で保存する。
ウ 文書管理サーバ以外で保存する電子文書がある場合には，適切なアクセス制限を行う。
エ 長期に保存する電子文書については，国際標準化機構（ISO）が制定している長期保存フォーマットの国際標準等で保存するなど，利活用が可能な状態で保存する。
オ 電子文書は，必要に応じ，パスワードの設定，暗号化，電子署名の付与を行うとともにバックアップを保存する。
３ 引継手続
ア 文書管理者の異動の場合の法人文書ファイル等の引継手続については，当該文書管理者から後任者に引き継ぐものとする。
イ 組織の新設・改編・廃止の場合の法人文書ファイル等の引継手続については，新しい部署又は引き継ぐ部署に引き継ぐものとする。
４ 集中管理の推進に関する方針
ア 文書の劣化や散逸の防止，移管業務の円滑化に資するため，作成又は取得から一定期間が経過した法人文書ファイル等の集中管理を推進する。
イ 集中管理の推進に関する方針については，組織体制や書庫の状況等も勘案した上で，定めるものとする。
５ その他適切な保存を確保するための措置
ファイリング用具や背表紙の表示内容について，法人文書ファイル管理簿の記載内容と齟齬が生じないよう，少なくとも毎年度一回，文書管理者が確認する。
附 記
この要領は，平成23年４月１日から実施する。
附 記（平成25年３月29日）
この要領は，平成25年４月１日から実施する。